どうも、麦酒男です。
大人数のイベントの幹事が頭を悩ませるのがゲストの出欠管理です。
僕も今までビールミーティングをやってきましたが、
キャパシティが50～70人という中で、どれくらいの人が申込みをして、
実際にイベント当日に来るのがどれくらいで、と管理するのが大変でした。
ゲストの管理でやらなければいけないのは、
1.【告知】ゲストに声をかける
2.【出欠】出席、欠席の回答をもらい、ステータスを把握する
3.【伝達】当日の情報をみんなに伝える（緊急連絡含む）
4.【変更】キャンセル等、ゲストのステータス変更を把握する
5.【確認】当日の出欠確認を行う
という5つがメインかなと思っています。
昨年の春のイベントまでは、一連の流れを
自分でGoogleドキュメント等を使って管理していました。
まとめると春のイベント時はこんな感じです。
【告知】ブログやtwitterで行う
【出欠】Googleドキュメントのフォーム機能
【伝達】随時全員にメールを送付
【変更】随時メールで受付
【確認】参加者リストをプリントアウトしてチェック
で、秋のイベントの際には、Facebookが広がりつつあったので、
Facebook のファンページを使って一連の管理をしてみました。
【告知】ブログやtwitterで行う＋Facebookでも告知
【出欠】Facebook ファンページのイベント機能
【伝達】Facebook ファンページのウォールに掲載
【変更】Facebook ファンページのイベント機能で変更してもらう
【確認】とくにチェックせず
Facebook ファンページのイベント機能は、簡単な操作で
自分の友達に個別にイベントへの招待を送れます。
招待を受けた友達は「参加」「不参加」「未定」の中から
回答を選び、それがイベントページに反映されます。
と、ここまでは順調だったのですが、いくつか困ったことがありました。
イベントに参加するかしないか、ステータスを「未定」にしたままの方が
かなりいらっしゃいました。これが最後まで人数が読めない原因となりました。
たとえば、イベントの１週間前に、未定や未回答の人だけにリマインダーを
送る機能があればよかったのですが、それがないので、
最終的には「欠席」として考えるように割り切りました。
（追記：hidekiyさんに教えていただきました。イベント画面右上の
「ゲストにメッセージを送る」というリンクからステータス毎にメールを送れました。
これで一気に便利になるかもしれません。）
Facebook では「ファンページ」の他に「グループ」という機能があります。
グループでは「公開／非公開」の設定や「メンバー全員にメールを送る」という
機能を利用できるのですが、ファンページにはその機能がありません。
イベントのステータス毎にメールを一括で送れる機能があればベストなのですが…
さらに欲を言えば、Facebookには、位置情報を登録する「スポット」という
機能があるので、出席確認はそのスポットからできるような仕組みに
なっていたらうれしいなぁ、なんてことも思いました。
イベント後のことを考えると 「使って良かったFacebook！」ってこともありました。
まず、参加者リストが確認しやすく、イベントの感想や写真が一元管理できるので、
（参加者も同じ場所に写真をアップロードできます）
その後のコミュニケーションがとり易かった！ イベント後、疲れた幹事にとって
少しでも作業がラクなのはもちろん、ゲストの方々の交流が生まれ、
可視化されるというのは、なんだかうれしい気持ちになりました。
さて、それでは次回開催するであろう春のビールミーティングでは
どのように管理するのか… 悩ましいところです。
次回はFacebook ファンページとメールの併用かなぁ、なんて思っていますが、
どなたか、要件を満たすいいツールがあったらぜひ教えていただければと思います！
